¿Por qué postergamos el trabajo que debemos hacer? La procrastinación laboral, cómo evitarla

Según estudios, los empleados desperdician en entre 1.5 y 3 horas de la jornada laboral en actividades personales como: platicar con los compañeros, salir a comprar snacks, entre otras.

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Dejar para después (innecesariamente) las tareas laborales como: realizar un informe, escribir un correo o terminar un proyecto, es algo común que puede traer serios problemas para los empleados y para las empresas. Aunque las causas pueden ser diversas, es importante identificarlas para poder combatirlas a través de estrategias y objetivos puntuales.

La procrastinación laboral se define como el retraso de una acción relacionada con el trabajo al participar intencionalmente en acciones que no tienen relación con este, sin la intención de dañar a la empresa, a los empleados o a los clientes. Según este paper, los empleados desperdician en entre 1.5 y 3 horas de la jornada laboral en actividades personales como: platicar con los compañeros, salir a comprar snacks, y otras conocidas como cyberslacking, en las que aparentan estar trabajando en la computadora mientras mandan mensajes de texto, compran artículos en sitios web, consultan redes sociales, juegan o ven películas.

Algunos estudios han encontrado que en Estados Unidos, Alemania y Filipinas el 70% del tránsito por sitios de pornografía se realiza en horarios de trabajo, mientras que el 60% de las compras en línea se presenta entre 9:00 y las 17:00 h. La procrastinación laboral se asocia con una menor productividad que va del 30% al 40%, lo que genera pérdidas por 85 mil millones de dólares solo en Estados Unidos, además de generar gastos asociados con la seguridad y el rendimiento de las redes y costos por eliminación de virus y software espías. Cómo podemos ver, la procrastinación va más allá de perder el tiempo, es un problema que afecta a todas las empresas y genera altos costos.

¿Por qué se da la procrastinación?

Existen factores internos y externos que determinan su prevalencia y gravedad. Entre los más destacados se encuentran: el miedo al fracaso, sentirse abrumado (p. ej., cuando se cree que las cosas se saldrán de control), el perfeccionismo (p. ej., querer realizar el mejor trabajo), la toma de decisiones de alta dirección (p. ej., sentirse presionado), la mala planeación (p. ej., no se define con precisión un proyecto), tareas aversivas o repetitivas, falta de motivación y compensación, agotamiento físico o psicológico, resentimiento (p. ej., sentimiento de injusticia hacia el empleador), falta de apoyo (p. ej., no tener a quien recurrir en caso de un problema), ambiente laboral negativo, etc.

Aunque los factores pueden ser diversos e intrínsecos al sujeto, es importante determinarlos para poder crear estrategias que permitan disminuir la pérdida de tiempo y aumentar la productividad laboral.

¿Cómo puedo evitar la procrastinación?

Parece fácil, pero algunas veces hemos convertido en hábitos las conductas procrastinadoras y nos costará modificarlas. Por ejemplo, llegar a la oficina y platicar con los compañeros mientras disfrutamos de un café, hasta cierto punto “está bien”, no podemos olvidar el factor humano. Sin embargo, alargarlo por más de 30 min., hacerlo cuando tenemos algo importante que entregar o cuando un cliente nos está esperando, no es lo ideal.

Para poder cambiar estas conductas que favorecen la procrastinación, te presentamos 10 estrategias que pueden ayudarte 3:

1. Mejorar la planificación: establecer objetivos y pasos a seguir. Esto nos ayudará a mantener la motivación para lograr un mejor avance en el tiempo indicado.

2. Llevar una lista diaria de actividades en la que podrás marcar las actividades que hayas realizado y las que no, para que tengas control sobre tu día a día.

3. Identificar tus mejores momentos del día. Todos solemos tener mayor atención a cierta hora de la mañana o de la tarde. Una vez identificado, te recomendamos que agendes las tareas más complicadas a esa hora para que puedas resolverlas rápida y eficientemente.

4. Mejorar el entorno de trabajo. Si te gusta trabajar en un lugar tranquilo y el ambiente no te lo permite, puedes hacer pequeños cambios como trabajar con audífonos aislantes de ruido o por algunos momentos del día, buscar un lugar más tranquilo dentro de la empresa.

5. Dificultar el acceso a las redes sociales. Si te es difícil dejar de revisar las redes sociales constantemente puedes eliminarlas antes de entrar a trabajar, ponerlas en una carpeta oculta o utilizar el bloqueador de redes sociales en el navegador.

6. “Al mal paso, darle prisa”. Este dicho nos dice que si tienes una tarea abrumadora que hacer, la hagas lo más rápido posible, así dejarás de atormentarte con ella todo el día. Por ello, te recomendamos que las tareas difíciles o tediosas las hagas primero.

7. Frenar el impulso. Si no puedes dejar de ver las redes sociales, antes de abrirlas, haz una pausa y cuenta hasta 10. Esto puede ayudarte a frenar el deseo de seguir.

8. Aplicar la técnica Pomodoro. Se trata de alternar periodos de trabajo y de descanso. Por ejemplo, después de haber trabajado 25 min., descansa 5 min., y después de 4 ciclos, descansa 30 minutos.

9. Aumentar la motivación: Haz cosas que te gusten como escuchar tu música favorita o visualizar el futuro (pega en tu cajón un recorte de algo que quieras lograr, como un viaje o un coche); para mantener la motivación, también te recomendamos enfocarte en los objetivos generales y no en las tareas que pueden ser aburridas.

10. Autoconfianza: Date permiso de cometer errores y direcciona tus miedos al pedirle a otros compañeros que te ayuden a resolver las dudas que tengas; sé amable contigo mismo y toma en cuenta que todos afrontamos desafíos.

Tal vez necesites más de una técnica. Por ello, es recomendable iniciar con la modificación del entorno para que esto facilite la identificación de los pequeños pasos que puedes tomar hacia el logro de los objetivos, y poder reducir el tiempo perdido, mejorar el desempeño laboral, sentirte más productivo y mejorar tus hábitos diarios.

Referencias:

1. Metin, U. B., Taris, T. W., & Peeters, M. C. (2016). La medición de la dilación en el trabajo y sus asociados en el lugar de trabajo los aspectos. Personalidad y Diferencias Individuales, 101 , 254-263. PDF

2. Paulsen (2013). Non-work at work: resistance or what? Organization, 22(3), 351-367. doi:10.1177/1350508413515541. PDF

3. Solving (2021). Workplace Procrastination: Why Do People Procrastinate at Work and How to Stop It. Solving Procrastination.