La importancia de la gestión del tiempo

En cualquier campo de la vida personal o laboral, la gestión del tiempo juega un papel importante para garantizar que nuestras actividades se realicen a tiempo y con la máxima eficiencia. Por lo tanto la gestión del tiempo es un problema para muchos de nosotros, independientemente de nuestro trabajo, aunado a esto, la tecnología móvil ha convertido el lugar de trabajo a tiempo completo en algo común, y parece que a cada paso, se espera más de nosotros en el lugar de trabajo. En el mundo de RR.HH. tenemos que estar constantemente alerta. Es por ello que a continuación se resaltan algunas estrategias y consejos importantes para una gestión eficaz del tiempo.

El primer paso para desarrollar buenas habilidades de gestión del tiempo es comprender qué circunstancias están más allá de nuestro control y qué si está bajo nuestro control. Algunos ejemplos de circunstancias que escapan a nuestro control son las interrupciones (llamadas telefónicas, problemas de los empleados y accidentes de trabajo), problemas con la computadora o el equipo, reuniones improductivas, compañeros de trabajo ausentes y cambios en las prioridades.

Las circunstancias que si están bajo nuestro control son la falta de una buena planificación y organización, no establecer y cumplir las prioridades, saltar de un proyecto a otro sin terminar, pasar demasiado tiempo en correos electrónicos, llamadas telefónicas y redes sociales, procastinar, no delegar adecuadamente y socializar demasiado. El segundo paso es mejorar lo que sí está bajo nuestro control. A continuación se detallan algunos pasos para desarrollar sus habilidades de gestión del tiempo.

“If we think long term we can accomplish things that we wouldn’t otherwise accomplish. Time horizons matter. They matter a lot.” — Jeff Bezos

Conoce tus prioridades

En el mundo de RR.HH. a menudo cuando las personas necesitan algo, lo necesitan de inmediato. Tal vez es un gerente que llama para decir que necesita contratar a dos cajeros más, y que los necesitaba para ayer. O tal vez es una terminación repentina que lo lleva a conducir 90 minutos a través del tráfico a una de las ubicaciones remotas de su empresa. La cantidad de tareas que nos obligan a abandonar todo parece ilimitada en RR.HH. Esto es precisamente por qué es importante conocer sus prioridades.

Identifica cuáles son las cosas importantes

Es fácil quedar atrapado en pensar que todo debe hacerse de inmediato cuando los supervisores, los empleados y los directivos se vuelven exigentes e insisten en que su solicitud es muy importante. Cuando alguien hace una solicitud tan urgente, tómese un momento para preguntarse: "¿Esto debe hacerse de inmediato?". Comuníquese claramente con el solicitante sobre cuándo podrá completar su tarea. Sea realista y esté abierto cuando haya demoras o se encuentre con problemas. La frustración con tareas incompletas a menudo se puede evitar con una comunicación activa horizontal y vertical.

Es apropiado decir NO

Si tiende a ser el tipo de persona que suele decir sí a todas las solicitudes de trabajo, cuidado. Se debe de aprender que a veces es necesario decir que no por nuestra salud mental. Cuando nos estiramos demasiado al no rechazar nunca a las personas y sus solicitudes, nuestro trabajo y bienestar pueden peligrar, ya que se desborda toda nuestra cantidad de responsabilidades y pendientes, lo que a la larga conlleva una baja productividad o desatención de nuestras tareas prioritarias.

La experiencia nos hace darnos cuenta de lo importante que es pedir ayuda cuando las cosas se ponen abrumadoras. Esto puede significar compartir tareas con otros miembros del equipo o hacer que un supervisor atienda los pendientes y apoye su decisión de decir no a los demás, recordemos que si se emplean estrategias de comunicación activa entre los colaboradores de nuestra organización, es más probable que en el momento que se intente delegar responsabilidades a un tercero, no debería de alterarse significativamente la cadena de mando y mostrar los mismos resultados como si nosotros mismos estuviéramos resolviéndolo.

Planifica con anticipación

Una excelente estrategia es hacer listas de actividades, esto es algo que puede ayudar a determinar tus prioridades semanal, quincenal o mensualmente (inclusive en periodos más amplios, p. ej. anualmente). Por ejemplo, si se comienza cada semana con una lista de las cosas que se requieren completar, posteriormente se propone un plan aproximado para los días en que nos centraremos en dichos proyectos y algunos alternativos. Al revisar la lista al final de cada día, y se hacen ajustes para los pendientes que no se completaron, pueden re-agendarse y priorizarse en lo que estará en la lista para el siguiente día. Se recomienda dejar espacio en su horario para eventos imprevistos. Esto nos da un poco de margen de maniobra para cuando surgen emergencias. Si no surge nada, podemos aprovechar el tiempo para ponernos al día con el papeleo u otras tareas de baja prioridad, o, mejor aún, podemos tomar un espacio para nosotros y disfrutarlo al máximo.

Consejo adicional: programa tiempo para ti

Tomarnos un tiempo para nosotros mismos es una forma importante de recargar energía y despejar nuestra cabeza, lo que nos convierte en mejores trabajadores. Por alguna razón, a menudo nos resulta más fácil programar tareas de trabajo que reservar algo de tiempo para nosotros. Pero hay una posibilidad adicional, por ejemplo, hay personas que específicamente bloquean el tiempo en sus agendas solo por pasar tiempo leyendo un libro, viendo una película, pasando tiempo con la familia o simplemente tomando una siesta. Esta es una buena manera de asegurarse de obtener algún tiempo de inactividad en su agenda. Solo hay que asegurarse de tratarlo de la misma manera que una reunión importante, y no canceles tu "tiempo" solo porque el trabajo lo llama.

Recordemos que no hay una única forma en que una persona aprenda a administrar el tiempo de manera efectiva, ya que es un proceso gradual que lleva tiempo el desarrollar dichas habilidades, el detalle surge cuando no se han establecido dichas prioridades y se desea que de la noche a la mañana todo cambie repentinamente.